หลายคนสงสัยว่าระบบจัดเก็บ e signature คืออะไรกันแน่ มันค่อนข้างง่าย เป็นวิธีการจัดเก็บเอกสารของคุณไว้ที่ใดที่หนึ่งนอกเหนือจากฮาร์ดไดรฟ์หรือบนดิสก์ที่ตำแหน่งของคุณ แต่เอกสารและไฟล์ของคุณจะอยู่ในอี e signature อื่นอย่างสมบูรณ์ และเข้าถึงได้ทางอินเทอร์เน็ต มีเหตุผลหลายประการที่คุณอาจต้องการใช้ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ โดยทั่วไป เหตุผลหลักที่ผู้คนทำเช่นนี้คือเพื่อป้องกันไฟล์ที่สำคัญมากในกรณีที่ไฟล์เสียหายหรือถูกทำลาย สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้หลายวิธี – คอมพิวเตอร์ของคุณอาจพังอย่างหนักจนข้อมูลทั้งหมดของคุณถูกลบและไม่สามารถกู้คืนได้

e signature อาจเป็นเหตุการณ์ไฟไหม้บ้านที่คุณออกไป

แต่เอกสารที่มีค่าจะถูกทำลายไปพร้อมกับข้อมูลสำรองของคุณ อีกเหตุผลหนึ่งที่ผู้คนเลือกระบบจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ประเภทนี้คือความสะดวกสบาย เนื่องจากไฟล์ของคุณสามารถเข้าถึงได้ทางอินเทอร์เน็ต หมายความว่าไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใดก็ตามหากคุณสามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ คุณก็สามารถเรียกใช้และทำงานกับไฟล์ของคุณได้ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างมากสำหรับผู้ที่เดินทางบ่อย หรือผู้ที่ออกไปเยี่ยมลูกค้าซึ่งจำเป็นต้องเข้าถึงไฟล์หรือเอกสารต่างๆ อีกเหตุผลหนึ่งที่บริษัทมักจะมองหาระบบจัดเก็บ e signature คือปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด 

บ่อยครั้งที่ธุรกิจต่างๆ ได้รับการควบคุมภายใน เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ล่วงหน้า พวกเขาต้องมีไฟล์บางอย่างที่พร้อมใช้งานทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบจัดเก็บเอกสาร ในที่สุดก็มีปัญหาเรื่องกระดาษ บางครั้งกระดาษและงานเอกสารจำนวนมากในสำนักงานก็ท่วมท้น บ่อยครั้งที่บริษัทต่างๆ เช่าพื้นที่ธุรกิจ พื้นที่นั้นมีราคาสูง และบางครั้งค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บอาจเป็นไปไม่ได้สำหรับบริษัท การใช้ระบบจัดเก็บ e signature เป็นวิธีการหลีกเลี่ยงการสะสมของกระดาษเมื่อเวลาผ่านไป นำคุณเข้าใกล้สำนักงานไร้กระดาษมากขึ้น

แต่โดยปกติแล้วการค้นหาไฟล์ e signature

จะใช้เวลาน้อยกว่าการต้องควานหากล่องกระดาษเก่าๆ เพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ สำนักงานหลายแห่งในปัจจุบันพยายามไปสู่เป้าหมายของการเป็นสำนักงานไร้กระดาษ ไม่ว่าจะเพื่อความปลอดภัยหรือความสะดวกสบายก็เป็นตัวเลือกที่ดี การใช้วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลา ของเสีย และพลังงานได้มาก และคุณจะมีสำนักงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น อย่างที่คุณเห็น มีเหตุผลดีๆ มากมายในการใช้ระบบจัดเก็บ e signature เพราะเป็นระบบสำรองข้อมูลที่ยอดเยี่ยม ไม่มีใครสามารถจินตนาการถึงการแยกพื้นที่ทั้งหมดสำหรับจัดเก็บเอกสารสำคัญอีกต่อไป 

ตอนนี้สามารถรับรองความปลอดภัยของเอกสารได้ด้วยความช่วยเหลือของรหัสผ่านที่ไม่อันตราย แทนการจ้างบุคลากรหรือปิดพื้นที่จัดเก็บ การรักษาพื้นที่สำนักงานเพื่อจุดประสงค์ในการจัดเก็บเอกสารไม่ใช่ทางเลือกที่ต้องคิดมากเช่นกัน การส่งจดหมายหรือเอกสารอย่างเป็นทางการผ่านบริการไปรษณีย์เพื่อแบ่งปันข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานที่อาศัยอยู่ในต่างประเทศนั้นถูกลืมไปนานแล้วโดยได้รับความอนุเคราะห์ รูปแบบการจัดการ e signature คือ ที่ใช้งานได้เกิดขึ้นพร้อมกับการถือกำเนิดของระบบอิเล็กทรอนิกส์ ต้องขอบคุณคอมพิวเตอร์ ระบบการจัดการอิเล็กทรอนิกส์